Privacyverklaring en verwerkersovereenkomst

The future is now B.V. (verder genoemd The future is now), gevestigd te Amersfoort op Knuppelweg 20 met postcode 3823GJ, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 84671254, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoons- en bedrijfsgegevens zoals weergegeven in deze privacy verklaring en verwerkersovereenkomst.

‍

Persoons- en bedrijfsgegevens

Persoons- en bedrijfsgegevens worden door The future is now op dezelfde manier behandeld. Alleen als er sprake is van een datalek, dan gelden er andere regels voor persoonsgegevens, dan voor bedrijfsgegevens zonder persoonsgegevens, met betrekking tot de melding van een datalek bij de autoriteit voor persoonsgegevens. Buiten dat zal The future is now dezelfde werkwijze en zorgvuldigheid hanteren bij het verwerken van persoons- en bedrijfsgegevens.

Deze privacyverklaring en verwerkersovereenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden van The future is now en geldt daarom voor alle overeenkomsten van The future is now.

De manier waarop The future is now privacy ziet wordt in deze privacy verklaring uitgelegd. Daarnaast wordt uitgelegd hoe The future is now met persoons- en bedrijfsgegevens omgaat in het kader van AVG. Vandaar dat de privacyverklaring ook meteen de verwerkersovereenkomst bevat waar klanten van The future is now mee instemmen als zij een overeenkomst aangaan met The future is now.

Deze privacyverklaring en verwerkersovereenkomst is onlosmakelijk verbonden met de dienstverlening die de Future is now levert. Het beschrijft de manier waarop vertegenwoordigers van The future is now met persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie omgaan.

Privacy

Privacy begint in onze beleving met wat in vertrouwen tegen je gezegd wordt, ook daadwerkelijk vertrouwelijk te behandelen. Datzelfde geldt voor persoons- en bedrijfsgegevens en voor de verwerking daarvan. Het betekent voor ons dat gegevens gebruikt worden waarvoor ze bedoeld zijn met toestemming van de mensen, teams en organisaties waar de gegevens vandaan komen en betrekking op hebben.

The future is now is een bedrijf van en voor ontwikkelingen om versterkende verandering in de breedste zin vorm te geven. Vertrouwen en veiligheid zijn hierbij leidende uitgangspunten net zoals onze principes die je op deze website terug kunt vinden. Alleen een integere houding zorgt ervoor dat we versterkend aan elkaar kunnen zijn. Het helpt ons om op de juiste manier te werken aan ontwikkelingen die bijdragen aan versterkende verandering.

Daarom is het zo belangrijk om wat in vertrouwen tegen je gezegd en via ICT systemen gedeeld wordt, ook daadwerkelijk vertrouwelijk te behandelen. Daarnaast is het belangrijk om met alle persoons- en bedrijfsgegevens zorgvuldig om te gaan waardoor ongeautoriseerd gebruik van persoons- en bedrijfsgevens zoveel mogelijk uitgesloten wordt.

Meldplicht datalek/ privacy breuk

Als vertegenwoordigers van The future is now vaststellen dat er ongeautoriseerd gebruik gemaakt wordt van persoons- of bedrijfsgegevens, dan is er sprake vaneen datalek dat gemeld moet worden bij onze functionaris voor gegevensbescherming.

Een vertegenwoordiger van The future is now moet dus vaststellen dat er ongeautoriseerd gebruik gemaakt wordt van persoons- of bedrijfsgegevens van The future is now, of van persoons- of bedrijfsgegevens van één of meerdere van onze klanten of van andere belanghebbenden. Er is dan sprake van een privacy breuk (ongeautoriseerd gebruik van persoons- of bedrijfsgegevens) en een beveiligingsbreuk (kwetsbaarheid waardoor ongeautoriseerde personen een netwerk kunnen betreden).

Bij vaststelling van ongeautoriseerd gebruik van persoons- of bedrijfsgegevens volgt de Future is now de richtlijnen van de autoriteit voor persoonsgegevens. Dit houdt onder andere in dat de functionaris voor gegevensbescherming van The future is now:

• Ervoor zal zorgen dat The future is now op de juiste manier een datalek vaststelt of uitsluit.
• Ervoor zal zorgen dat er gepaste maatregelen getroffen worden om na het vaststellen van het     datalek, de beveiligingsbreuk zo snel mogelijk te dichten.
• Zal zorgen voor melding van het datalek, binnen 24 uur na vaststelling, bij het meldloket voor datalekken van de autoriteit persoonsgegevens als het om persoonsgegevens gaat.
• Zal zorgen voor de juiste, tijdige en volledige communicatie naar de betrokken doelgroepen bij het datalek.

Beveiligingsbreuk

Bij The future is now spreken we van een beveiligingsbreuk als we kunnen aantonen dat ongeautoriseerde personen het netwerk van The future is now kunnen betreden, dat van onze klanten, of van andere belanghebbenden. Bij een datalek is er altijd sprake van een beveiligingsbreuk, maar zonder ongeautoriseerd gebruik van data vast te stellen, kan er wel degelijk sprake zijn van een beveiligingsbreuk.

‍

Een beveiligingsbreuk maakt de kans op een datalek groter en dat willen we te allen tijde voor onszelf en voor onze klanten voorkomen. The future is now is zelf verantwoordelijk voor het nemen van de juiste beveiligingsmaatregelen voor zichzelf. The future is now zal klanten of andere belanghebbenden in haar netwerk attenderen op een beveiligingsbreuk als daar sprake van is en aansturen op het nemen van de juiste maatregelen om de beveiligingsbreuk te dichten.

Type persoons-en bedrijfsgegevens ten behoeve van het voeren van een administratie

Hieronder vind je het type persoons- en bedrijfsgegevens dat The future is now verwerkt van al haar klanten en leveranciers:

-         voor- en achternamen

-         adres(sen) en woonplaats(en)

-         telefoonnummer(s)

-         e-mailadres(sen)

-         geslacht

-         geboortedata

-         Bedrijfsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, BTW en bankgegevens

The future is now verzamelt persoons- en bedrijfsgegevens van klanten en leveranciers om een administratie te kunnen voeren ten behoeve van het aannemen, in gebruik nemen, uitleveren, factureren en betalen van producten en diensten. De hierboven genoemde persoons- en bedrijfsgegevens worden uitsluitend gebruikt om de activiteiten van The future is now voor haar doelgroep uit te kunnen voeren.

We brengen alleen tekst-, foto-, film- en geluidsmateriaal naar buiten toe met expliciete toestemming van de mensen en organisaties die zich willen laten zien op de manier waar zij zelf toestemming voor hebben gegeven. Het gaat hier altijd om toestemming die op schrift verkregen wordt, waarbij The future is now het betreffende tekst-, foto-, film- en geluidsmateriaal aan je voorlegt ter goedkeuring.

Verzoek tot inzage, wijzigen en/ of verwijderen van persoons- en bedrijfsgegevens

Je kunt een verzoek tot inzage, wijzigen en/ of verwijderen van je persoons- of bedrijfsgegevens sturen naar bas@the-future-is-now.nl. Wij zorgen ervoor dat je verzoek verwerkt wordt.

Je kunt natuurlijk ook bij ons aangeven dat je je toestemming intrekt voor het delen van tekst-, foto-, film- en geluidsmateriaal van jezelf en/ of van je organisatie voor de doeleinden zoals eerder in deze privacy verklaring omschreven. Verstuur dan een verzoek naar bas@the-future-is-now.nl en wij zorgen ervoor dat je verzoek verwerkt wordt.

‍

Vertrouwelijke informatie en geheimhouding

We maken onderscheid tussen vertrouwelijke informatie:

‍

op individueel niveau

‍

Het gaat hier om vertrouwelijke informatie die betrekking heeft op een individu. Zoals informatie over het privé leven van een persoon en/ of informatie over verhoudingen tussen de persoon waar de informatie vandaan komt en een collega, klant, leverancier of andere belanghebbenden binnen de context van de organisatie.

‍

op teamniveau

‍

Het gaat hier om vertrouwelijke informatie over de verhoudingen in een team en tussen teams in de organisatie. Het kan hier ook gaan over vertrouwelijke bedrijfsinformatie zoals unieke manieren van werken die beschermd moeten worden om de uniciteit voor het betreffende team en de organisatie als geheel op gepaste wijze te kunnen beschermen.

‍

op organisatieniveau

‍

Het gaat hier om vertrouwelijke informatie over de verhoudingen tussen de organisatie en haar klanten, leveranciers en andere belanghebbenden zoals aandeelhouders, de overheid, de bank, concurrenten, etc. Het gaat hier over visie, missie en strategie.

‍

Vertrouwelijke informatie blijft altijd in vertrouwen tussen de vertegenwoordiger van The future is now en de persoon, het team en/ of de organisatie waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt en betrekking op heeft.

‍

Als het door de vertegenwoordiger van The future is now in het kader van versterkende verandering belangrijk wordt geacht om vertrouwelijke informatie met iemand anders te delen, dan zal de vertegenwoordiger van The future is now de persoon waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt aanspreken om met de informatie te doen wat belangrijk wordt geacht.

‍

Vertegenwoordigers van The future is now informeren zonder toestemming zelf niet iemand anders dan waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt. Iemand anders informeren dan waar de vertrouwelijke informatie vandaan komt, kan alleen met vooraf op schrift vastgestelde toestemming in opdracht van degene die de vertrouwelijke informatie verstrekt. Daarnaast moet de informatie een vooraf vastgesteld doel dienen in ontwikkelingen in het kader van versterkende verandering en de verstrekker van de vertrouwelijke informatie dient de informatie op een juiste manier verkregen te hebben.

‍

Alle informatie, die op een andere plaats openbaar toegankelijk is, wordt door The future is now niet als vertrouwelijke informatie beschouwd. Voor dit type informatie geldt per definitie geen geheimhouding.

‍

Persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie in ICT systemen

The future is now werkt met verschillende ICT systemen. Wij gebruiken ICT systemen als instrument om ontwikkelingen in het kader van versterkende verandering vorm te geven. De ICT systemen die we daarvoor inzetten zijn onlosmakelijk verbonden met de waarde die we leveren aan onze klanten.

‍

Om ontwikkelingen in versterkende verandering vorm te kunnen geven, werken we aan de visie, missie en strategie van onze klanten. We inventariseren contracten, bedrijfsfuncties, bedrijfsprocessen, functieprofielen en mensbeleid. We faciliteren coaching op individueel, team- en organisatieniveau en werken organisatie overstijgend met klanten van onze klanten en andere belanghebbenden.

‍

De informatie die we inwinnen blijft altijd eigendom van de klant die The future is now inhuurt en een overeenkomst heeft gesloten voor het leveren van diensten. De klant kan op ieder moment een verzoek indienen om bepaalde informatie te wijzigen en/ of te verwijderen of om informatie voor bepaalde personen niet toegankelijk te maken.

‍

Passende maatregelen

The future is now neemt de bescherming van jouw persoons-en bedrijfsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.